Das Ende des Zahlendrehers Das Ende des Zahlendrehers
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Jonas Salis
von Jonas Salis

Das Ende des Zahlendrehers

Wer den Datenfluten des 21. Jahrhunderts Herr werden möchte, muss sie professionell kanalisieren. Die metasonic® Capture Suite erfasst standardisiert Daten auf Dokumenten wie beispielsweise eingehenden Rechnungen – einfach, schnell, präzise und auf Wunsch als Teil eines kompletten digitalen Prozesses.

Wovon Büroangestellte wohl nachts träumen
Manche Dinge sind einfach, aber aufwändig; auch im unternehmerischen Umfeld. Man müsse da durch, heißt es in solchen Fällen oft, das sei einfach so. Und überhaupt, am Ende winke der Erfolg – ohne Fleiß kein Preis. Durchhalteparolen in Bezug auf notwendige Fleißarbeiten sind seit Jahrhunderten fester Bestandteil westlicher Arbeitsethik. Doch je mehr insbesondere Standardprozesse digitalisiert werden können, desto überflüssiger werden sie – selbst in Fragen der Bürokratie.

Eine gute Büroangestellte hat die 22 Stellen einer IBAN-Nummer in etwa so schnell über die Tastatur eingetippt, wie andere Menschen sie am Rechner kopiert und wieder eingefügt haben. Das flößt Respekt ein. Doch wie oft tut sie das an einem normalen Arbeitstag, ohne dabei
einen Fehler zu übersehen? Fünfmal? Fünfzigmal? Hundertmal? Öfter? Und was ist mit den einschlägigen Lieferscheinnummern, Rechnungsnummern, Vorgangsnummern, Umsatzsteuer-IDs, und so weiter, und so weiter? Die Zahlenkolonnen reihen sich, wenn man sie zusammennimmt, bis an die untergehende Sonne eines langen Arbeitstages auf. Wovon Büroangestellte wohl nachts träumen…?

Penibelster Buchhalter macht auch Fehler
Eines ist bei aller Erfahrung und Präzision unbestreitbar: Auch die geduldigste Büroangestellte wird von der Menge eingehender Rechnungsdokumente irgendwann gestresst sein. Und auch der penibelste Buchhalter macht irgendwann einen Fehler. Und mit etwas Pech auch noch einen entscheidenden. Das ist menschlich, das ist normal. Denn diese Tätigkeiten sind zwar einfach, aber eben auch aufwändig und fehleranfällig. Sie nehmen unseren Arbeitsspeicher in Beschlag und tragen nur wenig dazu bei, dass Organisationen erfolgreich sind. Alles an diesen Aufgaben ist stattdessen darauf ausgerichtet, Fehler zu vermeiden und Regeln einzuhalten – eine Beschreibung, wie gemacht für einen digitalen Prozess.

Viel Zeit und Energie sparen
Allgeier IT hat eine Software auf den Markt gebracht, die den Sachbearbeitern, Buchhaltern und anderen Helden des Büroalltags helfen kann. Die metasonic® Capture Suite – bis vor einem Jahr noch als „smart.CAPTURE“ bekannt – hat das Ziel, schnell, standardisiert und fehlerfrei typische Dokumente wie beispielsweise Eingangsrechnungen zu erfassen.

Vieles wird heutzutage bereits vollkommen digital abgewickelt, und doch haben die meisten Unternehmen nach wie vor einen großen Anteil an postalischen oder als PDF versandten Dokumenten. Vom guten alten Fax ganz zu schweigen. Hier kann die Allgeier-Lösung viel Zeit und Energie sparen: Mit geringem Aufwand wird das Papier gescannt oder das PDF eingelesen.

Hochgradig kompatibel
Daraufhin erkennt ein Freiform-Engine automatisch typische Muster wie Rechnungsnummern, IBAN oder Lieferscheinnummern, liest sie aus und speist sie in das metasonic® Capture-System ein. Dabei kann die ordnende Hand eines Mitarbeiters stets korrigierend eingreifen, falls eine Zuschreibung fehlerhaft vorgenommen wurde.

Sind die Daten einmal korrekt extrahiert worden, können sie, falls gewünscht, zur Kontrolle und Genehmigung an eine Entscheidungsperson weitergeleitet werden. Diese überprüft beispielsweise die zu überweisende Rechnungssumme und gibt sie dann frei. Nun können die Daten exportiert werden. Hierbei ist die metasonic® Capture Suite multichannel-fähig und zu verschiedenen Anschlusssystemen hochgradig kompatibel. Exportziele können dabei sowohl klassische ERPs von beispielsweise SAP, aber auch Allgeier-eigene Software wie die ECM-Lösung metasonic® Doc Suite sein.

Zeitalter der Zahlendreher vorbei
Den Aufbau dieses Prozesses darf man sich von Anfang bis Ende ganzheitlich digital vorstellen: Ein Dokument wird mit der metasonic® Capture Suite eingelesen, relevante Daten werden extrahiert, genehmigt und danach in bspw. ein ERP-System exportiert. Von hier erfolgt nun die Weiterleitung an ein Finanzbuchhaltungs-Tool. Innerhalb dieses Programms kann die Verarbeitung der Daten bis hin zur Rechnungslegung vorangetrieben werden, ohne dass zwischendurch viel Raum für menschliche Fehler bliebe oder Zeitverlust entstünde. Das Zeitalter der Zahlendreher wäre damit fürs Erste vorbei.
Christoph Mattler, der die metasonic® Capture Suite maßgeblich mit programmiert hat und sie seit Jahren weiterentwickelt, formuliert es so: „Diese Software ist absolut skalierbar und zu fast allen Systemen anschlussfähig. Das ist bei der Weiterverarbeitung von eingehenden Daten eine wirklich entscheidende Hilfe, besonders für Organisationen, die täglich mehr als fünfzig Rechnungseingänge zu verzeichnen haben.“

"Diese Software ist absolut skalierbar und zu fast allen Systemen anschlussfähig."

Das ist bei der Weiterverarbeitung von eingehenden Daten eine wirklich entscheidende Hilfe, besonders für Organisationen, die täglich mehr als fünfzig Rechnungseingänge zu verzeichnen haben.“

Vom kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern
Tatsächlich setzen verschiedenste Kunden die metasonic® Capture Suite in ganz individueller Intensität ein: Vom kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern werden von einzelnen Nutzern zwischen 2.500 und einer halben Million Seiten monatlich erfasst. Dazu bietet Allgeier IT ein flexibles Preismodell an. Kunden erwerben Seiten-Kontingente, die sie in einem bestimmten Zeitraum zur freien Verfügung haben. Diese Kontingente können beliebig aufgestockt werden – so können auch stark wachsende Organisationen ihren Bedarf skalieren und anpassen.

Um noch schneller an die zu erfassenden Daten zu kommen, extrahiert die Software Werte bei Standardformaten wie „ZUGPFeRD 1.0“ direkt aus der XML-Datei. Ab Sommer 2019 wird diese Technik auch für den Nachfolgestandard „ZUGPFeRD 2.0“ verfügbar sein. Ende 2019, so Mattler, ist damit zu rechnen, dass es die metasonic® Capture Suite auch als klassische Web-Anwendung geben wird. Bis dato ist sie als Client-Server-Modell aufgesetzt. Dabei greift der Client auf den Server zu, von wo aus die Software operiert. Wichtig bei jeder Weiterentwicklungsstufe seien aber zuallererst immer die Stabilität und Nutzerfreudlichkeit der Anwendung.

"Schnell und direkt Ressourcen einsparen."

Auch Ulrich Zahner, Geschäftsbereichsleiter der Allgeier IT, hat die Kundenorientierung im Sinn. Seiner Einschätzung nach gibt es nur wenige Produkte, „die so einfach in die Prozesskette eines Unternehmens zu integrieren sind und dabei so schnell und direkt Ressourcen einsparen wie die metasonic® Capture Suite – und damit meine ich vor allem Zeit und Geld. Hinzu kommt natürlich der vermiedene Stress für einen Sachbearbeiter, der keine Fehler beim Übernehmen von Daten machen will und deshalb noch einmal ganz besonders profitiert: erstens wird seine Arbeit erleichtert, zweitens wird ihm die Verantwortung für mögliche Fehler in weiten Teilen abgenommen.“

"Produkt als Teil des digitalen Prozessmanagements."

Prozessmanagement noch stärker etablieren
Einzig mit der Marktdurchsetzung der metasonic® Capture Suite ist Zahner noch nicht ganz zufrieden: „Hier müssen wir noch mehr machen! Bisher ist die Lösung ein wenig im Hintergrund geblieben, aber wir haben hier ein wirklich tolles Produkt, das einen so klaren und direkten Mehrwert bietet, dass wir damit viel stärker raus an den Kunden gehen müssen.“

Auch habe die Vergangenheit gezeigt, dass man sich vor konkurrierenden Systemen am Markt keinesfalls zu verstecken brauche. Daher sei die im letzten Jahr vorgenommene Einbettung der Software in die metasonic® Suite nur folgerichtig. Auf diese Weise, so Zahner, werde man das Produkt in den kommenden Jahren als Teil eines ganzheitlichen digitalen Prozessmanagements noch weit stärker etablieren. Diese Entwicklungen seien ohne Zweifel die Zukunft. Eine Zukunft, die ganz ohne Zahlendreher auskommt und für viele schon zur Gegenwart geworden ist.

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