Fiducia IT AG Einführung von S-BPM bei Fiducia

Die FIDUCIA IT AG gehört den Banken und Raiffeisenbanken und ist größter IT-Partner im genossenschaftlichen Bankensektor, IT-Dienstleister für Privatbanken und weitere Unternehmen. FIDUCIA verfügt über mehr als 45 Jahre Erfahrung im IT-Bereich von Banken und beschäftigt als einer der größten Arbeitgeber am Hauptsitz in Karlsruhe derzeit 2.300 Mitarbeiter. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse, im konkreten Fall zunächst im Bereich „interne Bedarfsanforderung“ aus unterschiedlichen Bereichen bei FIDUCIA, entschied sich das Unternehmen für die Metasonic® Suite.

Bei der Auswahl der geeigneten BPM-Lösung war es wichtig, dass veränderte Markanforderungen von Kunden einfach und schnell im Ablauf abgebildet sowie sofort umgesetzt werden können. Dazu gehören auch die häufigen Veränderungen in den Schnittstellen zu anderen Bereichen, die im Idealfall „On-the-Fly“ im laufenden Prozess umgehend zu integrieren sind. Die bisherigen aufwendigen und zeitintensiven Abstimmungen zwischen Fach- und IT-Abteilung galt es weitestgehend zu eliminieren und so einen kurzen Time-To-Market garantieren zu können.

Die Erreichung dieser Ziele erforderte die Unterstützung durch ein intelligentes Prozessmanagement, bei dem Prozesse einfach zu verändern sind und dann sofort wieder ablauffähig zur Verfügung stehen. Auch relevante Informationen und Applikationen sollten flexibel miteinander verknüpft werden. Metasonic stellt mit der subjektorienterten BPM (S-BPM) Suite gerade diesen Verknüpfungsmechanismus in einmaliger Einfachheit zur Verfügung.

Als anfängliches Projekt setzte die FIDUCIA zunächst die Metasonic® Suite zur Beschreibung der Arbeitsanweisungen, der sogenannten „Wie-Ebene” ein. Dabei sind auch sämtliche Compliance-Vorgaben zur lückenlosen Dokumentation integriert.

Was ist S-BPM?

Einzigartig, einfach, flexibel und schnell: S-BPM, eine subjektorientierte Prozessbeschreibungsmethode, die heute neue Maßstäbe im Bereich BPM setzt. Ziel der Vorgehensweise ist es, schnell und einfach dynamische Prozess-Applikationen zu erstellen, sowie zügig und nahtlos in die bestehende IT zu integrieren. Im Mittelpunkt stehen die Verhaltensweisen der Prozessbeteiligten (Mensch oder Computer), die Metasonic als Subjekte bezeichnet. Ihre Zusammenarbeit koordinieren sie, indem sie miteinander kommunizieren. Ein Kontrollfluss, ein Bestandteil vieler anderer BPM-Werkzeuge, ist nicht mehr erforderlich.

Ausgangssituation & Probleme

Zur untersten Prozessebene bei FIDUCIA, der „Wie-Ebene“, zählen alle internen Bedürfnisse der FIDUCIA wie Bestellprozesse, Reklamationsmanagement, Auftragsvergabe, Genehmigungsverfahren, Wartungsprozesse, usw. Diese dazugehörigen Prozesse wurden jedoch in den Bereichen sehr unterschiedlich beschrieben. Dazu kam es zu folgenden Problemen:

  1. Der Aufwand und die Notwendigkeit wurden sehr unterschiedlich eingeschätzt.
  2. Die direkte Verbindung zwischen einer Prozessbeschreibung und dem Workflow des Arbeitsablaufes fehlte.
  3. Die Transparenz über den Workflow und die Möglichkeit einer Prozessverfolgung waren nur sehr gering vorhanden und mussten aufwendig in unterschiedlichen Tools gepflegt werden.
  4. Prozesskosten konnten nicht so einfach ausgewertet werden.
  5. Die internen Bedürfnisse wurden individuell abgewickelt und durch über 100 Postfächer unterstützt:
    • keine integrierte Oberfläche zur Ansteuerung der Bedarfsabwickler
    • keine Optimierung durch Erkennen, welche Bedarfsanfragen wie häufig wo entstehen
    • kein verbindlicher, einheitlicher Workflow für den Freigabeprozess von Bedürfnissen

Vorgehensweise & Ergebnis

In enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Mitarbeitern bei FIDUCIA wurden schrittweise die Postfächer für die Bedarfsanforderung abgelöst und die dort vorhandenen Abläufe (inkl. klarer Berechtigungsstrukturen) in Metasonic® Build, der Modellierungs-Komponente der Metasonic® Suite, abgebildet. Vor dem „Go Live“ konnten die Mitarbeiter die Prozesse mit Metasonic® Proof, der Validierungs-Komponente, interaktiv testen und verbessern. Anschließend wurde das Intranet von FIDUCIA mit Hilfe des Ausführungstools, Metasonic® Flow, zu einem Prozessportal ausgebaut. Alle internen Bedürfnisse werden zukünftig darüber abgewickelt.

Das revolutionäre an dem Ansatz ist, dass mit dem Portal eine optimale Verbindung von Mitarbeiter, Prozess und IT geschaffen wird. Es beinhaltet bereits alle Grundinformationen des Bedarfssenders und unterstützt mit Bedarfsformularen optimal den Kommunikationsworkflow. Dies sichert eine möglichst vollständige Information für den Bedarfsempfänger und reduziert Rückfragen. Die Freigaben im Genehmigungsprozess werden aktiv auf ihre Aufgaben hingewiesen. Jeder am Prozess Beteiligte erhält zu jederzeit einen aktuellen und transparenten Überblick über den Freigabe- bzw. Verarbeitungsprozess. Zentral kann jetzt das Volumen von Bedürfnissen analysiert und so Optimierungsmaßnahmen erarbeitet werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sich Compliance-Vorgaben von Anfang an in den Prozess integrieren lassen, so dass jeder Mitarbeiter weiß, wie er regelkonform handeln muss. Jeder Schritt ist nachvollziehbar und dokumentiert.