Òptica del Penedès, S.L. Agilere Strukturen und schnellerer Service

Das Optikunternehmen Òptica del Penedès, Mutterfirma der Òptica Universitaria und Gafas Completas, hat sich für eine Lösung mit der Next Generation Business Software von Metasonic entschieden, da sie ihre Unternehmens-Abläufe besser und agiler manangen sowie ihren Arbeitsfluss kontinuierlich anpassen wollten. Zusammen mit der Enzyme Advising Group, unserem spanischen kompetenten Partner vor Ort, wurde ein optimales, servicefokussiertes Konzept mit hohen Kosteneinsparungen erarbeitet und realisiert.

Ausgangssituation & Probleme

Vor dem Einsatz der Metasonic-Lösung wurden viele Vorgänge aufwändig per Hand erledigt. Hinzu kam, dass sich die Umgebungen am Point of Sales (POS), in Enterprise Resource Planning- und Business Intelligence-Systemen in Bezug auf Zeit, Architektur und Ziele unterschiedlich entwickelt haben.

Auch waren die Teams durch die vorhandene IT-Architektur sehr eingeschränkt handlungsfähig. Die vorherrschenden IT-Ansätze nahmen so viele Ressourcen in Anspruch, dass die IT-Abteilung das Business wenig unterstützen und nur einen geringen strategischen Beitrag zur Steigerung des Unternehmenswertes leisten konnte. Von den unterschiedlichsten Mitarbeitern wurden viele verschiedene Applikationen benutzt, ohne Integrationen oder logische Verbindung zueinander.

Folglich waren die Time-to-Market-Zyklen sehr lang und die ineffiziente Arbeitsweise mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Ziele & Vorgehensweise

Als oberstes Ziel setzt sich Òptica del Penedès Agilität sowie Effektivität zu schaffen und deswegen die Abläufe von der Bestellung bis zur Bezahlung erheblich zu verbessern und zu automatisieren. Dafür suchte man nach einer einfachen, intuitiven Lösung, die von jedem Mitarbeiter selbst leicht anpassbar ist. Denn so wird die IT-Abteilung wesentlich entlastet und kann effektive erfolgs- und serviceorientierte Konzepte schneller umsetzen. Unterstützt die IT-Lösung das Business optimal bei seinen täglichen Aufgaben, werden unnötig hohe Aufwände vermieden. Òptica del Penedès entschied sich deswegen für die Business Software der nächsten Generation von Metasonic.

Im ersten Schritt wurden die IT-Anforderungen mit den Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen verglichen und angepasst. Mit Hilfe der Metasonic® Suite, der zugrundeliegenden subjektorientierten Methode (S-BPM) und der Beratungsleistung von Enzyme wurden dann nach und nach die Bereiche Produktvalidierung, Bestellungen, insbesondere die Brillengläserbestellungen sowie die Rechnungsprüfung automatisiert. Heute greifen alle Mitarbeiter auf das Managementprogramm des POS zu, um die Arbeitsabläufe in den jeweiligen Bereichen optimal zu managen und kontinuierlich den notwendigen Veränderungen anzupassen. Über die Plattform Afresco sind die virtuellen Kataloge der Brillenrahmen- und -gläser-Hersteller integriert. Über Webservices ist der jeweilige Mitarbeiter am POS mit dem vom Kunden gewünschten Lieferanten verbunden. So können automatisch und schnell Metriken, Daten, Kosten, Verfügbarkeit oder Lieferzeit, von beispielsweise dem Brillenrahmenlieferanten Prats, abgefragt werden. Auch die Überprüfung der Eingangsrechnung bzw. der Abgleich mit der dazugehörigen Lieferung erfolgt nun automatisch.

Ergebnis

Òptica del Penedès ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Die Mitarbeiter werden von der Business-Lösung erheblich besser unterstützt. Sie sind in der Lage, Änderungen schnell selbst durchzuführen und können so stets neue Ideen zügig umsetzen. Die IT-Abteilung wird deutlich entlastet und fungiert heute als Business-Katalysator in allen Bereichen. Seit Ende September 2013 arbeiten rund 20 Geschäfte mit dem neuen System wesentlich schneller und effizienter als vorher. Jeder Kunde kann dank Metasonic ca. 20 Minuten schneller bedient werden. Mit der effektiveren Arbeitsweise und der Automatisierung bzw. Elimination von unproduktiven Arbeitsweisen konnte eine Kosteneinsparung von rund 600.000 Euro jährlich festgestellt werden. Auf Grund des großen Erfolges und der positiven Rückmeldung der Mitarbeiter und Kunden in den Geschäften, wird die Metasonic Business Software als nächstes auf 200 Optiker- Läden ausgeweitet.