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Digitale Akte – sicher, flexibel und schnell

Daten sicher verwalten und ablegen mit der metasonic® Suite

In der zunehmend digitalen Welt kommen klassische Papierakten an ihre Grenzen. Das Ablegen von digitalen Daten wie Fotos, Dokumente oder Medien ist nahezu unmöglich. Gleichzeitig sind sie den steigenden Anforderungen an ein flexibles und teamorientiertes Arbeiten nicht gewachsen. Die digitale Akte als Teil der metasonic® Suite von Allgeier löst dieses Problem auf vielerlei Weisen: In ihr können Nutzer Inhalte beliebigen Formats auf systematische Weise sammeln und ablegen. Per Suchfunktion kann jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle Inhalte finden – sofern er eine entsprechende Zugriffsberechtigung besitzt. Diese können über ein Berechtigungskonzept zentral verwaltet werden.

Vorteile auf einen Blick:

Gemeinsames Arbeiten und
modernste Prozesssteuerung

Beliebige Ablage- und
Ordnerstrukturen

Einheitliche Berechtigungsstrukturen &
flexible Anpassung der Oberfläche

Übersichtliche Dokumentenablage &
integrierte Vorschau von Dokumenten

Vorlagenmanagement sowie
umfangreiche Annotationsoptionen

GoBD-konform &
DSGVO-sicher

Klare Strukturen, kollaboratives Arbeiten

Mehrere Mitarbeiter können die Akte gleichzeitig ansehen und daran arbeiten – ob im Büro oder von extern, Teamarbeit wird so möglich. Dank ihrer flexiblen Struktur kann sie an jedes Ordnungssystem im Unternehmen angepasst werden – ähnlich dem Aktenplan in einer klassischen Papierakte. So sorgen klare Strukturen für klare Geschäftsprozesse.

Die digitale Akte löst zudem das Problem von Handakten: Kopien aus Akten, die
sich Mitarbeiter eigenständig anfertigen und im eigenen Aktenschrank verwahren, um schneller darauf zugreifen zu können, die aber schnell veralten und nicht mehr zentral verwaltet werden können. Spätestens seit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird dies zu einem ernstzunehmenden Problem, denn Unternehmen können die lückenlose Löschung von Nutzerdaten nicht mehr sicherstellen. Die digitale Akte ist hingegen DSGVO-sicher. Einmal aus der Akte entfernt, sind Informationen mit Sicherheit gesetzeskonform vernichtet.

Flexibel, schnell und sicher – die digitale Akte schlägt Papier in jeder Hinsicht!

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Fax: +49 (0) 421 43841 9486
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