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Rechnungsbearbeitung: Effizient, sicher und gesetzeskonform

Digitales Rechnungsmanagement mit der metasonic® Suite

Ob in Papierform, als PDF oder elektronisches Dokument: Ihr Unternehmen verarbeitet täglich eine Vielzahl an Rechnungen. Optimieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung und automatisieren Sie die Arbeitsschritte mit der metasonic® Suite. So reduzieren Sie Arbeitsaufwand und Kosten, halten Zahlungsfristen ein und ziehen Skonti rechtzeitig ab – zuverlässig innerhalb geltender Gesetze und Datenschutzrichtlinien.

Informieren Sie sich direkt über die metasonic® Doc Suite oder erfahren Sie hier zunächst mehr über digitale Rechnungsbearbeitung und darüber, wie unsere Software Ihnen die Arbeit erleichtert.

 

So funktioniert automatisierte Rechnungsbearbeitung

In fünf Schritten verarbeitet die Software Ihre Eingangsrechnungen, verbucht diese automatisch und stellt sie ins Zahlungssystem ein.

  • Rechnungseingang
    Ihr Unternehmen erhält verschiedene Rechnungen, Papierbelege und elektronische Rechnungsdokumente. Diese werden im System zunächst zentral zusammengeführt.

  • Scannen & Erfassen
    Das System untersucht die eingescannten Belege, erkennt automatisch alle buchungsrelevanten Daten und gleicht die Informationen mit bereitgestellten Stamm- und Bewegungsdaten wie Kreditorenarten und Bestelldaten ab.

  • Freiformbasierte Klassifikation & Extraktion von Kopf- und Fußdaten
    Anhand von Kopf- und Fußdaten sowie optionaler Positionszeilen werden Ihre Rechnungen geordnet und so aufbereitet, dass Sie in angebundene Systeme eingespeist werden können.

  • Revisionssichere Archivierung
    Das System archiviert alle Belege gesetzeskonform direkt nach dem Erfassen. Alle Dokumente werden im Original, lesbar und sicher sowie vor Manipulation geschützt gespeichert. Auf die Dokumente im integrierten Archivsystem können Sie selbstverständlich jederzeit zugreifen.

  • Rechnungseingangsworkflow & Generierung von Buchungen
    Alle Eingangsrechnungen liegen zur transparenten, kollaborativen Verwaltung in einem zentralen Rechnungsbuch. Von dort aus erfolgt die Rechnungsprüfung mit sachlicher und preislicher Prüfung, Freigabe und Abschlusskontierung. Die Bearbeitungssoftware verfügt über integrierte Standardschnittstellen zur Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme. So können alle Rechnungen nach Freigabe automatisiert verbucht und in entsprechende Zahlungssysteme eingestellt werden.

Vorteile elektronischer Rechnungsbearbeitung:

Skalierbarkeit & Beschleunigung

Komplett-Lösung

Transparenz & Kontrolle

Kostenersparnis

Hosting aus einer Hand

Compliance

Vorteile im Detail

Skalierbarkeit & Beschleunigung
Verbessern Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung und schaffen Sie effizientere Rechnungsprozesse: Die automatische Belegerfassung und Generierung von Buchungsdatensätzen für beliebige Buchhaltungssysteme sorgt für schnellere Durchlaufzeiten und steigert die Leistungsfähigkeit der Rechnungsbearbeitung.

Kostenersparnis
Die gesicherte Einhaltung von Skonto- und Zahlungsfristen senkt Ihre Ausgaben. Und auch verkürzte Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen wirken sich positiv auf Ihre Kosten aus.

Komplett-Lösung
Vom Posteingang über die Erfassung und Ablage im Dokumentenmanagementsystem, die Übergabe der Daten an Ihr ERP-System bis hin zum Anstoßen des Genehmigungsworkflows: Die metasonic® Suite vollautomatisiert Ihre gesamte Rechnungsbearbeitung – bei Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt sogar die Dunkelverbuchung. Auf Wunsch kann die Rechnungsbearbeitung auch vollständig in eine leistungsfähige, nach Ihren Bedürfnissen erweiterbare Business Process Management Suite integriert werden.

Hosting aus einer Hand
Ganz gleich, für welchen Leistungsumfang Sie sich entscheiden, wir hosten alle unsere Lösungen für Sie in unseren Rechenzentren. Die Computer sind speziell für die Anforderungen von ECM- und Dokumentenmanagementsystemen konzipiert und sorgen für zuverlässige Leistung.

Transparenz & Kontrolle
Im Eingangsrechnungsbuch behalten Sie den Überblick über Budgets und Gesamtverbindlichkeiten aller bestellbezogenen Dokumente. Alle Zugriffsberechtigten können den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen und standortunabhängig auf das System zugreifen – via Browser oder optional per App.

Im digitalen Archiv ist jede Rechnung darüber hinaus noch einmal revisionssicher und via Index- oder Volltextsuche auffindbar abgespeichert.

Compliance
Digitale Rechnungsbearbeitung mit der metasonic® Suite unterstützt Sie bei der Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorschriften. Dazu gehört die automatische Prüfung aller Pflichtangaben nach §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie die Beachtung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Fokusthemen der Rechnungsbearbeitung

Purchase to Pay

Rechnungsbearbeitung nimmt eine Schlüsselrolle im unternehmensinternen Ablauf von Beschaffung bis Bezahlung ein. Erkennen Sie auch hier das Optimierungspotential durch digitalisierte und automatisierte Prozesse.

Zu Purchase to Pay

E-Invoice

Neben Papierrechnungen müssen Unternehmen zunehmend elektronische Rechnungen verarbeiten. Was eine E-Invoice ausmacht und welche Vorteile sie mit sich bringt, haben wir für Sie zusammengefasst.

Zu E-Invoice

Gesetzeskonformität & Revisionssicherheit

Im Zuge der Rechnungsverarbeitung kommen rechtlichen Vorgaben eine große Rolle zu. Das müssen Sie bei der Rechnungsbearbeitung über ZUGFeRD, GoBD und DSGVO wissen.

Zu Gesetzeskonformität & Revisionssicherheit

Rechnungsbearbeitung mit der metasonic® Suite

Geschäftsprozesse wie die Rechnungsbearbeitung können nicht isoliert betrachtet und digitalisiert werden. Soll die abschließende Buchung und Zahlungsanweisung ebenso reibungslos automatisiert erfolgen, ist eine Verzahnung mit dem ERP-, Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem nötig.

Haben Sie also zum Beispiel ein ERP-System wie SAP im Einsatz, binden wir die metasonic® Suite dort an und sorgen dafür, dass die Rechnungsdaten vom ERP-System übernommen werden. Als Gold-Partner von Microsoft Dynamics stellen wir auch problemlos eine Schnittstelle zu den Unternehmensanwendungen der Firma Microsoft her. So profitieren Sie von software- und prozessübergreifender Optimierung.

Ihr metasonic® Team:

Gerne beraten wir Sie persönlich zu unseren ECM- und BPM-Lösungen. Möchten Sie weitere Informationen zu unseren Lösungen erhalten oder einen Termin für eine Live-Präsentation vereinbaren, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns auf Sie!

Tel.: +49 (0) 421 43841 0
Fax: +49 (0) 421 43841 9486
E-Mail: metasonic@allgeier-it.de

Videos, Factsheets, Referenzberichte und weitere Informationen finden Sie in unserer Mediathek.
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