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E-Invoice bei Ihrer Rechnungsbearbeitung

Das ist eine E-Invoice

Eine E-Invoice – oder Electronical Invoice – ist eine elektronische Rechnung, die der Papierversion seit dem 01.06.2011 gleichgestellt ist. Das digitale Dokument enthält die gleichen Informationen und unterliegt den gleichen Rechtsfolgen wie eine Papierrechnung. Sie durchläuft den Rechnungsprozess aber schneller und mit weniger Fehlern, weil Sie im Idealfall im gesamten Prozess digital bleibt und automatisiert bearbeitet wird.

Sie kennen sich mit E-Invoices bereits aus? Dann informieren Sie sich direkt über die metasonic® Doc Suite – unsere Software-Lösung für die Rechnungsbearbeitung.
 

Gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungen

Der Gesetzgeber hat die E-Invoice im E-Government-Gesetz (EGovG) definiert. Demnach handelt es sich nur um eine elektronische Rechnung, wenn

  • „sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  • das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Die Inhalte von E-Rechnungen müssen also so formatiert und ausgezeichnet sein, dass Sie vom System des Verkäufers zum System des Käufers transferiert und dort automatisiert bearbeitet werden können. Der europäische Standard für strukturierte Rechnungsdaten und die Optionen für die ordnungsgemäße Übermittlung sind in der EU-Norm EN16931 definiert.

Strukturierte Rechnungsdaten sind ausschließlich maschinell lesbar. Die interne Rechnungsprüfung und Freigabe müssen jedoch teilweise von Menschen durchgeführt werden, weshalb hybride Formate strukturierte Daten mit einer visuellen Darstellung verknüpfen. Dazu gehört auch das elektronische Rechnungsdatenformat ZUGFeRD. Dieses steht auf der Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland kostenlos zum Download bereit.

Rein visuelle digitale Rechnungen wie Bilddateien von Rechnungen, PDFs und HTML-Rechnungen ohne strukturierte Daten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen hingegen nicht und gelten deshalb nicht als E-Invoices.

 

Vorteile von E-Invoicing

E-Invoices verbessern den Rechnungsprozess. Diese Vorteile bringt das E-Invoicing konkret mit sich:

  • Kostensenkung: Durch die rein elektronische Übermittlung entfallen natürlich Kosten für Druck und postalischen Versand. Außerdem erzielen Sie durch den hohen Automatisierungsgrad Einsparungen bei Personalkosten.
  • Effizientere Prozesse: Durch die automatische Bearbeitung reduziert die E-Invoice Fehler. Menschliche Fehler sowie fehlerhafte Texterkennung bei gescannten Papierrechnungen werden vermieden. Wenn ein Bestellbezug vorliegt und die Rechnung voll automatisiert verbucht werden kann, vermeidet die E-Invoice Fehlerquellen beim Empfänger sogar völlig. Insgesamt sorgen elektronische Rechnungen für einen schlankeren Rechnungsprozess und kürzere Durchlaufzeiten.
  • Mehr Sicherheit: E-Invoices können mithilfe von verschlüsselten Übertragungsverfahren übermittelt werden. Das erhöht die Datensicherheit.
  • Verbesserter Cashflow: Die elektronische Erstellung, Übertragung und Bearbeitung von Rechnungen ist deutlich schneller als die papierbasierte. Das verkürzt die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung und erhöht damit die Liquidität des Unternehmens.
  • Transparenzsteigerung: Für verbesserte Transparenz werden alle Rechnungen, Prozesse und Freigaben beim E-Invoicing digital erfasst und dargestellt. Dadurch können Verantwortliche jederzeit den Status einer Rechnungsbearbeitung verfolgen.

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E-Invoices im Rechnungseingang und -ausgang

Elektronische Rechnungen verändern den Rechnungsaustausch sowohl für Verkäufer als auch Käufer und treiben die Automatisierung voran. Auf Verkäuferseite werden papierbasierte Rechnungen manuell am Computer erstellt, gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. E-Invoices können im ERP-System erstellt und in den gewünschten E-Invoicing-Standard – wie zum Beispiel ZUGFeRD – konvertiert werden. Möglich ist an dieser Stelle auch eine automatische Anbindung an das Rechnungsausgangsbuch und die revisionssichere Archivierung. Die Zustellung erfolgt umgehend per Mail, als gesicherter Downloadlink oder per Electronic Data Interchange (EDI) -Standard an den Rechnungsempfänger.

Auf Käuferseite empfangen Mitarbeiter die Papierrechnung und entpacken, scannen und archivieren sie dann händisch. Nach dem Scannen überträgt die automatische Texterkennung (OCR) die Rechnungsdaten ins System des Käufers. Dort wird die Rechnung dann weiterverarbeitet, geprüft, freigegeben und verbucht. E-Invoices werden hingegen automatisch vom System empfangen und gegebenenfalls anhand der strukturierten Daten für den internen Standard aufbereitet und archiviert. Die Rechnungsprüfung erfolgt automatisch, wenn Stamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten vom ERP-System bezogen werden können. Daran schließt sich die Freigabe und Buchung der E-Invoice an. Je nach Datenlage kann beides sogar voll automatisiert erfolgen.

Technische Voraussetzungen für E-Invoices

E-Invoicing kann nur mit entsprechender Software erfolgen. Die Möglichkeit zum Anschluss der Software an ERP-, Dokumentenmanagement- und Buchhaltungssysteme ist notwendig für die Automatisierung.

Dabei muss die Invoicing-Lösung hiesigen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, aber für den Rechnungsaustausch möglichst flexibel sein. Denn unterschiedliche Länder und Geschäftspartner arbeiten beim Invoicing mit verschiedenen Standards und Normen. Der Datenaustausch muss aber unabhängig von variierenden Formaten und Anwendungen für Versand und Empfang mit beliebigen Geschäftspartnern funktionieren. Dazu benötigen Sie eine Software-Lösung wie die metasonic® Suite.

So verarbeitet die metasonic® Suite elektronische Rechnungen

 

 

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