Diese Website verwendet Cookies. Durch Ihre Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Mehr Infos


Rufen Sie uns an


Schreiben Sie uns eine E-Mail

Live-Demo
INFORMATIONEN ANFORDERN

ZUGFeRD, GoBD & DSGVO-konforme Rechnungen

Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit

Elektronische Rechnungen sind seit dem 01.06.2011 der Papierrechnung gleichgestellt. Allerdings nur unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen. Zum Beispiel muss das verwendete Rechnungsformat gesetzliche Standards erfüllen und die Rechnungsstellung sowie -bearbeitung DSGVO-konform erfolgen. Darüber hinaus fordert der Gesetzgeber die revisionssichere Speicherung von Rechnungsdaten. Denn wie Papierrechnungen müssen E-Invoices vor Abänderung und Manipulation geschützt werden. Das sollten Sie über die Gesetzeslage wissen:

Sie kennen sich mit Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit bereits aus? Dann informieren Sie sich direkt über die metasonic® Doc Suite – unsere Software-Lösung für die Rechnungsbearbeitung.
 

ZUGFeRD: Rechnungsbearbeitung nach EGovG

Im E-Government-Gesetz (EGoVG) ist festgelegt, dass elektronische Rechnungen in einem „strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ werden müssen und dass dieses Format „die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Diese Anforderungen erfüllt zum Beispiel ZUGFeRD – das Rechnungsdatenformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

ZUGFeRD integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument. Während die XML-Daten dafür sorgen, dass die Rechnung automatisch elektronisch verarbeitet werden können, dient die PDF-Datei als Sichtkomponente. Dadurch sind ZUGFeRD-Rechnungen sowohl maschinell lesbar als auch sichtbar für den Menschen und damit geeignet für persönliche Prüfungen.

Das Rechnungsformat soll den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Endkunden erleichtern und die automatische Verarbeitung von Rechnungen unterstützen. Voraussetzung für die Nutzung ist eine Software, die ZUGFeRD-Rechnungen erstellen beziehungsweise empfangen kann. Viele Buchhaltungs-, Dokumenten- und ERP-Softwares unterstützen das auf der Website von FeRD kostenlos zur Verfügung stehende Datenmodell bereits.

GoBD: Gesetzeskonforme Rechnungsspeicherung und Aufbewahrung

Unternehmen müssen steuerpflichtige Geschäftsunterlagen wie Belege und Rechnungen zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahren – und das gilt natürlich auch für elektronische Rechnungen. Während zunächst die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) dafür die Basis lieferte, löste der Gesetzgeber diese Anfang 2015 durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ab.

Laut GoBD müssen aufbewahrungspflichtige Rechnungen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original: Die empfangene Ursprungdatei muss zum Beispiel auch nach Bearbeitung und Formatierung in den internen Dokumentenstandard weiterhin bestehen.
  • Unverlierbar: Bei der Archivierung darf das Rechnungsdokument nicht abhandenkommen. Dieses muss stets im Rechnungsarchiv vorliegen.
  • Unveränderbar: Rechnungen müssen fälschungssicher und vor Manipulation geschützt im Archiv liegen.
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar: Rechnungen sind unverzüglich nach Eingang zu speichern und müssen bei Archivierung so indexiert werden, dass sie auffindbar sind. Außerdem müssen die Daten jederzeit zugänglich sein. Sollten Änderungen an der Rechnung vorgenommen worden sein, müssen diese protokolliert und reproduzierbar sein.
  • Maschinell auswertbar und lesbar: Rechnungen müssen zum einen für Maschinen verwertbar gespeichert sein. Zum anderen muss das Dokument aber auch für das menschliche Auge lesbar sein – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung.

Das Bundesfinanzministerium stellt die gesamten GoBD kostenlos zum Download bereit.

DSGVO: Datenschutz bei der Rechnungsbearbeitung

Rechnungen enthalten sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger sensible Daten. Damit fällt die Rechnung auch in den Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Pflichten und Vorgaben zur Rechnungsspeicherung bleiben davon jedoch unberührt. Allerdings muss in der Datenschutzrichtlinie offengelegt werden, wo und unter welchen Bedingungen persönliche Daten gespeichert werden.

Die Datenverarbeitung wiederum ist durch die DSGVO geregelt. Sollen die Rechnungsinformationen beispielsweise zu Marketing- und Vertriebszwecken genutzt werden, müssen diejenigen Privatpersonen, deren Daten genutzt werden, dem in der Regel explizit zustimmen. Im geschäftlichen Umfeld hingegen genügt die Möglichkeit eines Opt-Outs. Geschäftskundendaten dürfen für Marketingzwecke also ohne Zustimmung verwendet werden, die Kunden müssen aber nachträglich die Möglichkeit zur Ablehnung haben.

So verarbeitet die metasonic® Suite Rechnungen revisionssicher und gesetzeskonform

Mit unserer Softwarelösung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, denn Die metasonic® Suite beachtet bei der Rechnungsbearbeitung Vorgaben des E-Government-Gesetz, der GoBD und der DSGVO. Das System unterstützt strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD und verfügt über ein revisionssicheres, GoBD-konformes Rechnungsarchiv.

Erfahren Sie mehr über die metasonic® Doc Suite und lassen Sie sich unverbindlich zu Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit im Rechnungseingang beraten.

Sie wollen mehr erfahren?

Live-Demo

Lernen Sie in einem unverbindlichen Webcast die Vorteile unserer GoBD-konformen Eingangsrechnungs-verarbeitung mit der metasonic® Doc Suite kennen.

Webcast-Termine
Factsheet

In unserem Factsheet finden Sie noch weitere Informationen zu unserer TÜV-zertifizierten Lösung Eingangsrechnungsverarbeitung. Informieren Sie sich jetzt!

Download Factsheet
metasonic® Doc Suite

Die leistungsstarke & modular aufgebaute DMS Suite bietet Ihnen eine moderne Informationsplattform - Digitalisierung, Archivierung, Bereitstellung von Daten uvm.

Weitere Informationen

Sie haben Interesse?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu unseren ECM- und BPM-Lösungen. Möchten Sie weitere Informationen zu unseren Lösungen erhalten oder einen Termin für eine Live-Präsentation vereinbaren, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns auf Sie!

Tel.: +49 (0) 421 43841 0
Fax: +49 (0) 421 43841 9486
E-Mail: metasonic@allgeier-it.de

Videos, Factsheets, Referenzberichte und weitere Informationen finden Sie in unserer Mediathek.
ZUR MEDIATHEK