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Purchase to Pay: Effizienz durch Digitalisierung

Purchase to Pay als Prozess auf Beschaffungsseite

Purchase to Pay (P2P) oder auch Procure to Pay beschreibt den Geschäftsprozess von der Beschaffung einer Ware oder Dienstleistung bis zum Bezahlen der Rechnung für diese. Während sich Purchase to Pay klassischerweise auf die Vorgänge beim Kunden und auf die Beschaffungsseite bezieht, meint Order to Cash die Abläufe beim Lieferanten und damit die Vertriebsseite.

Auf beiden Seiten sind die Prozesse mit zahlreichen Überprüfungen, Freigabeschleifen und Dokumenten verknüpft. Deshalb steht im Kern von Purchase-to-Pay-Prozessen der zuverlässige Datenaustausch zwischen den Beteiligten. Im Gegensatz dazu fokussiert Source to Pay stärker den Beschaffungsprozess und strebt verbesserte Lieferantenauswahl und optimierte Verarbeitung von Request-for-X-Dokumenten an.

P2P hat sich nicht nur als Bezeichnung des Geschäftsprozesses etabliert. Es ist auch der Überbegriff für Softwarelösungen, die den Prozess rationalisieren, ihn nachvollziehbar sowie effizient gestalten und damit Kosten senken.

Sie kennen sich mit dem P2P-Prozess bereits aus? Dann informieren Sie sich direkt über die metasonic® Doc Suite – unsere Software-Lösung für die Rechnungsbearbeitung.
 

So läuft der P2P-Prozess ab:

Bevor eine Purchase to Pay Software zum Einsatz kommt, sollten der grundlegende Prozess und die Verantwortlichkeiten innerhalb dessen klar sein. Grundsätzlich teilt sich Purchase to Pay in zwei Schritte: Beschaffung und Rechnungsbearbeitung. Die Beschaffung liegt beim Einkauf und umfasst die Bedarfsmeldung und -prüfung, die Freigabe, Bestellung, Auftragsbestätigung sowie den Wareneingang. Die Rechnungsbearbeitung liegt beim Finanzmanagement. Dort wird die Rechnung gescannt oder die e-Rechnung empfangen, mit der Bestellung abgeglichen, genehmigt und bezahlt. Jeder der erwähnten Schritte kann bei einem anderen Verantwortlichen verortet sein.

Da die einzelnen Schritte in verschiedenen Organisationseinheiten abgewickelt werden und viele Beteiligte mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten involviert sind, kommt es gerade in großen Unternehmen zu komplexen Purchase-to-Pay-Prozessen. Die häufig noch manuelle Bearbeitung des Prozesses führt dann zu Fehlern, Intransparenzen, langen Durchlaufzeiten und hohen Kosten. Digitalisierung und Automatisierung können diese Problematiken hingegen lösen.

P2P-Prozessoptimierung durch Digitalisierung und Automatisierung

Komplexe Prozesse, die nicht automatisiert ablaufen, sind anfällig für Fehler und bedeuten hohe Personal- und Zeitaufwände. P2P-Softwarelösungen reduzieren diese operativen Aufwände, indem sie die einzelnen Schritte des Prozesses besser miteinander verbinden und den Datenaustausch digitalisieren. So lässt sich der Ablauf zu großen Teilen automatisieren. Natürlich können Sie auch einzelne Bereiche digital unterstützen, um den Purchase-to-Pay-Prozess zunächst punktuell zu optimieren.

Diese Vorteile bringen Digitalisierung und Automatisierung für Ihre Beschaffung und Rechnungsbearbeitung:

  • Fehlerquellen reduzieren: Missverständnisse, Vergesslichkeit, Eingabefehler: Inkorrektheiten durch manuelle Bearbeitung passieren schnell. Je mehr Handgriffe automatisiert werden können, desto reibungsloser laufen Prozesse ab.
  • Durchlaufzeiten erhöhen: Da Purchase-to-Pay von vielen Einzelentscheidungen abhängt, kann bereits die fehlende Freigabe einer einzelnen Person die Laufzeit in die Länge ziehen. Ein digitales System sollte zwar keine automatischen Freigaben erteilen, kann den Verantwortlichen aber über Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen daran erinnern.
  • Medienbrüche auflösen: Auftragsbestätigungen per Fax, Freigaben per E-Mail und papierbasierte Rechnungen: Der Datenaustausch bei Purchase-to-Pay-Prozessen läuft über verschiedene Medien ab. Das verkompliziert die Kommunikation, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Um dem entgegenzuwirken, können Sie mithilfe einer P2P-Software alle Dokumente digitalisieren. Somit findet der Datenaustausch zwischen dem beschaffenden und vertreibenden Unternehmen sowie zwischen den Organisationseinheiten innerhalb des beschaffenden Unternehmens digital statt.
  • Mehr Transparenz schaffen: Digital abgebildete Prozesse und zentral abgelegte elektronische Geschäftsdokumente erhöhen die Datenqualität und sorgen dafür, dass alle Prozessbeteiligten den Überblick behalten. Sie können den momentanen Stand im Beschaffungsprozess jederzeit nachvollziehen, den aktuellen Bearbeiter identifizieren sowie einen einheitlichen Kommunikations- und Freigabeweg nutzen.
  • Skontoerträge steigern: P2P-Softwarelösungen verbessern die Koordination zwischen Einkauf und Finanzabteilung, sodass Sie Rechnungen termingerecht begleichen, Sonderkonditionen ausschöpfen und Skonti abziehen können.
  • Verbesserte Liquiditätsplanung: Mit integrierten Arbeitsabläufen zwischen Einkauf und Finanzen sowie transparenteren Daten lassen sich anstehende Zahlungen frühzeitig terminieren. So können Sie Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse vereinfachen sowie Ihren Cashflow optimieren.

Sie möchten auch von den Vorteilen von Automatisierung und Digitalisierung profitieren?
Dann lassen Sie sich jetzt beraten.

Die metasonic® Suite im Purchase-to-Pay-Prozess

Im ersten Schritt des Purchase-to-Pay-Prozesses – der Beschaffung – greift der Einkauf auf E-Procurement-Lösungen oder Supplier-Relationship-Management-Systeme (SRM) zu, um diesen zu digitalisieren. Daran anschließend sollte im zweiten Schritt ein System zur automatischen Rechnungsbearbeitung eingesetzt werden, um eine einheitliche elektronische Bearbeitung zu gewährleisten. So entsteht eine effiziente, durchgängige Supply Chain.

An dieser Stelle verknüpft sich die metasonic® Suite mit den bestehenden Anwendungen der Beschaffung und dem eingesetzten ERP-System. Eingangsrechnungen werden digitalisiert, Rechnungs- und Zahlungsdaten geprüft, Aufträge abgeglichen und der Freigabeprozess angestoßen. Zuletzt verbucht das System die Rechnungen automatisch und stellt sie in das Zahlungssystem ein.

Die problemlose Anbindung an bestehende Systeme sowie die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung machen die metasonic® Suite zur idealen Lösung für die Digitalisierung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses.

Erfahren Sie mehr über die metasonic® Doc Suite und lassen Sie sich unverbindlich zu Ihrer P2P-Software-Lösung beraten.

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